بررسی عملكرد تداركات در يك قرارداد (اجاره يا خريد ؟)

مقدمه

بنا به تعریف مؤسسه مدیریت زنجیره تأمین (ISM,2000)  تصمیم گیری اجاره یا خرید براساس هزینه های داخلی، هزینه اجاره و مزایا و معایب هر عامل کیفی و با استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه/سود و خروجی های مربوط به آن صورت می گیرد. در تصمیم گیری در مورد اجاره یا خرید باید ارزیابی مورد به مورد هزینه های نسبی و عوامل دیگر در نظر گرفته شود. تدارکات باید بواسطه تجزیه و تحلیل هزینه/ فایده یك روش مناسب جهت انجام قرارداد تعیین كند.

1- عواملی كه باید در نظر گرفته شود
تجزیه و تحلیل هزینه/فایده می تواند اشکال مختلف باشد، با این حال، تدارکات همراه با امور مالی و همچنین سایر ذینفعان در صورت لزوم،  باید تمام عوامل درگیر در چرخه عمر تجهیزات، از جمله مدیریت دارایی و موضوعات مربوط به دور ریزها را در نظر بگیرند. عوامل مورد نظر بشرح زیر هستند:

• برآورد مدت زمانی كهتجهیزاتمورد استفاده قرار میگیردودفعات استفاده طی دوره
• مزایایمالیو عملیاتی گزینه های جایگزینو ساخت تجهیزات
• برآورد مجموعپرداخت های كرایه/اقساططی دوره
• قیمت خالص خرید
• حمل و نقل وهزینه هاینصب و راه اندازی
• تعمیر و نگهداری وسایر هزینه هایخدمات
• دردسترس بودن منابع مالیوهزینه سرمایه
• پتانسیلکهنه پذیریتجهیزاتبه دلیلپیشرفت های تکنولوژیکی

همچنین عوامل زیر نیز در صورت لزوم، بسته به نوع، هزینه، پیچیدگی، و برآورد دوره استفاده از تجهیزات باید در نظر گرفته شوند:

• موجود بودن گزینه هایخرید
• بازار ثانویه تجهیزات
• ارزشوسایل اسقاطیدر پایانمدت اجاره
• نرخ بهرهورودی
• در دسترس بودن و هزینهخدمات، به ویژه برای تجهیزاتبسیار پیچیده، به عنوان مثال، آیا تجهیزاتمی تواند توسطکارکنان داخلییا منابع دیگر در صورت خریداری، تعمیرشوند؟

2- مقایسه گزینه های قرارداد
در این راستا چندین گزینه ممکن است در نظر گرفته شود. تجزیه و تحلیل هزینه/فایده برای شناسایی و تعیین گزینه های در دسترس قرارداد کمک خواهد کرد كه این گزینه ها و عوامل حائز اهمیت جهت انتخاب هر یك از آنها به طور کلی عبارتند از:

الف) خرید نقدی:

• تجهیزاتیکه برایبیش ازسه سالمورد استفاده قرار گیرد
• سازمانکارکنان وسیستم هاییبرایردیابی داراییو مدیریتاجاره را ندارد
• بودجهنامشخص استبه طوری کهاجاره های بلند مدتامكان پذیر نیست
  
  

ب)  اجاره– خرید:

• ارزش پولیتجهیزاتقابل توجهاستوعمر مفید آنبیش ازسه سالاست
• انعطاف پذیریدر نحوهپرداختمفید می باشد

ج) لیزینگ (اجاره):

• تعویض تجهیزاتبا توجه به چرخه عمرصنعتلازم است
• تغییر سریعتکنولوژیک بعنوان یک نیاز برایکسب و کاروجود دارد
• سازمان هایتحتکوچک سازییا سازماندهی مجدد
• پذیرشسریع فن آوری های جدید بعنوان یك نیاز برایکسب و کاروجود دارد
• سودمند بودن انعطاف پذیریدر نحوهپرداختواستفاده ازوجوه عملیاتی(به جای بودجههای سرمایه ای مثلأ سیاست های تشویقی دولت )

3-  محاسبات

به‌هنگام تصمیم‌گیرى در مورد خرید یا اجاره یک قلم دارائی، فقط باید آنها را در قالب ارزش فعلى خالص طرح ارزیابى کرد؛ زیرا اگر آن قلم دارائى اجاره شود، میزان خالص سرمایه‌گذارى آن صفر خواهد بود. در این‌خصوص نمى‌توان از نرخ بازده داخلى و دوره برگشت سرمایه استفاده کرد؛ زیرا مبلغ خالص سرمایه‌گذارى صفر است و فقط جریان‌هاى نقدى مثبت مورد توجه قرار خواهند گرفت. ولى مى‌توان بر مبناى ارزش فعلى خالص، آنها را با هم مقایسه کرد و بر این اساس تصمیم گرفت.

ارزش فعلی –  هنگام مقایسه هزینه لیزینگ و گزینه های خرید ، ارزش پولی آینده مورد انتظار شما در یك قرارداد اجاره یا اجاره-خرید باید به ارزش پولی فعلی جهت مقایسه هزینه های واقعی هر یک از گزینه ها ، تبدیل شود. محاسبه ارزش فعلی میتواند به عنوان یک مرحله میانی برای محاسبه ارزش فعلی خالص (NPV)  استفاده می شود.

ارزش فعلی خالص –  هنگام مقایسه هزینه لیزینگ و گزینه های خرید ، ممکن است لازم باشد برای محاسبه مجموع هزینه ها و منافع بیش از عمر یک پروژه در نظر گرفته شود. تجزیه و تحلیل ارزش فعلی خالص شامل چهار مرحله اساسی است.

الف) پیش بینی سود و هزینه ها در هر سال

ب) تعیین نرخ تنزیل

ج) استفاده از یک فرمول مشخص برای محاسبه ارزش خالص فعلی

د) مقایسه ارزش فعلی خالص گزینه های موجود

تحلیلگران باید پنج قانون کلی زیر را بهنگام پیش بینی هزینه ها و منافع رعایت كنند:

• پیش بینیسود و هزینهدرمقدارارزش پولیامروز
• در نظر نگرفتنهزینه هایبرگشت ناپذیر(هزینه‌هایی که از قبل رخ داده و قابل دریافت مجدد نیستند)
• در نظر گرفتنهزینه های فرصت
• استفاده از روش ارزشمورد انتظاربه منظور برآوردمنافع وهزینه هاینامشخص
• حذفهزینه ها و منافع غیر پولی

جدول شماره 1 – هزینه ها و منافعی كه باید بصورت كمی در نظر گرفت

* هزینه های کارکنان شامل زمان صرف شده در نصب و راه اندازی، تعمیر و نگهداری، جابجایی ها / تجهیز كردن ها / تعویضات، نصب و راه اندازی مجدد، و دفع دور ریزها می باشد.  این هزینه ها بسته به کسی که مسئول تعمیر و نگهداری در قرارداد لیزینگ است متفاوت خواهد بود.
** هزینه های تدارکات شامل تدارک و تامین زمان صرف شده ی کارکنان در قبال پروسه سفارشات خرید ، ردیابی تجهیزات مورد اجاره، خرید و فروش مازاد تجهیزات ، و غیره می باشد.
نكته قابل توجه این است كه در تجزیه و تحلیل، استفاده از محاسبات ارزش فعلی جهت مقایسه قیمت ها ضروری می باشد. با استفاده از فرمول ارزش فعلی به عنوان یک راهنما  باید از یكسان بودن قالب زمان برای هر سه گزینه مطمئن شویم.

برای انتخاب اجاره یا خرید تجهیزات باید جزئیات ارزیابی پرداختها، مزایای مالیاتی و ارزش هر انتخاب با یکدیگر مقایسه گردد . مثلاً در تعیین ارزش اگر خالص ارزش فعلی خرید 4183 – و خالص ارزش فعلی اجاره  4383 – باشد اختلاف این دو 200 است بنابراین اگر حاصل اختلاف مثبت باشد خرید ارزان تر است و اگر حاصل اختلاف منفی باشد اجاره کردن ارزانتر است .

                     خالص ارزش فعلی خرید       4183 –

                     خالص ارزش فعلی اجاره    ( 4383 –) –

                                                           ______

                                                            200 +

4- انتخاب فروشنده(تأمین كننده)
انتخاب تأمین كننده مناسب یک گام مهم در هر تدارک و تأمینی می باشد. با این حال، اهمیت این موضوع در قراردادهای اجاره دو چندان می شود.  از آنجا که محدوده فعالیت شرکت های لیزینگ از تولید کنندگان تجهیزات تا اشخاص ثالث می باشد، مهم است که هر دو طرف یکدیگر را درک و به پروژه متعهد باشند .حداقل موارد زیر باید در هنگام انتخاب یک تأمین كننده در نظر گرفته شود:

• گزینه هایتامین مالیارائه شده توسطفروشنده
• نوعتجهیزاتی كه در حال ارائه می باشد
• خدمات(به عنوان مثالتعمیر و نگهداری،عیب یابی) ارائه شده توسطفروشنده
• نیازهای سازمانو یاهدفکاربران
• امكان درخواست اطلاعات(RFI) یادرخواستپیشنهاد(RFP) از فروشنده طی توافق نامه ها و مناقصات

5- مذاکره قرارداد
فرآیند مذاکره، فرصتی برای بررسی جزئیات خاص از قرارداد لیزینگ و انتخاب بهترین تأمین كننده را فراهم می کند. بنابراین موارد زیر باید در نظر گرفته شود:

• توسعهتیمی اجراییشامل:کاربران نهایی، امور حقوقی، مالی،تیم خرید ، وهر متخصصدیگری کهدر نحوه تدارک و تامینتاثیر دارد
• انتخاباعضایخاص ازتیماجراییکه مسئولمذاکرات مستقیمبافروشنده باشند.
• اطمینان از اینكه تمامنظراتتیماجراییدر فرآیندبررسیپیشنهاددر نظر گرفته شده است.
• اطمینان از اینكهطول مدتاجاره مطابق باچرخهعمرتجهیزات واستانداردچرخه عمر صنعتاست.
• بررسیسناریوهایجایگزینقراردادومحاسبهاثراتهزینه
• اطمینان از اینكهمسائلحسابداریبراینوعقرارداد اجارهای كه در حالاستفاده می شود،حل و فصلشده است.
• پوشش مسائلیمانندفسخ اولیهو یاتمدید قراردادبا تمامفروشندگان
• اطمینان از فهم درست تعهداتدر طولدوره اجاره (به عنوان مثالارزشباقیماندهدر پایاندوره اجاره )
• تصمیم گیری در مورد انعطاف پذیریو انواع آن كه مورد نیازکاربر نهایی می باشد، در قرارداد (به عنوان مثال تغییرات و جایگزینی تجهیزات، گزینه هاییجهتافزایش/کاهشسطح خدمات) و سپسمذاکره
• درخواست ارائه یک کپی ازقرارداد اجاره از تأمین كنندگانبمنظوربررسی دقیق شرایط و ضوابط

6- مدیریت یك قرارداد اجاره
قرارداد اجاره باید به دقت در طول دوره قرارداد مدیریت شود. عدم اجرای کنترل های مناسب و نظارت باعث اتهام های غیر ضروری و در نتیجه تضعیف اثربخشی قرارداد اجاره خواهد شد .موارد زیر باید هنگام مدیریت قرارداد اجاره در نظر گرفته شود:

• تخصیصکارکنانمنظمبرای مدیریتقرارداداجاره در طولمدت اجاره
• پیگیری و نظارت برچرخه عمرتجهیزاتهمراه باطرحمالی برایپرداختاجاره، طوری كه کارکنان ازشرایط اجاره آ’گاه شده قادر به پیگیریوظایفقرارداداجارهاز موجر و فروشنده باشند.
• توسعه روشی جهت موثر بودن پیگیری مشكلات تجهیزات و جلوگیری از پرداخت هزینه های اضافی در هنگام عودت آن ها، و همچنینشناسایی زودهنگام مشکلات بالقوه جهت جلوگیری از خطر افزایش اتهامات فروشنده(سلب مسئولیت فروشنده از قصورات)
• توانایی اندازه گیریقابلیتعملکردتجهیزاتمورد اجارهوشناسایی راهكارهایصرفه جویی در هزینه، بهبود کاراییونتایجدیگربرطبقاستراتژیلیزینگ
• اطمینان از اینكه قرارداد اجاره به صورت خودکار قابل تمدید نیست و اینكه شرکتلیزینگ در موردپایان دادن بهقراردادانتظار الزاماتاطلاع رسانیخاصی راندارد.
• آمادگی برایپایان قرارداداجاره در مکان خودجهت مدیریتانتقالتجهیزات، كه آیاتجهیزات جدیدازفروشنده یكسانتأمین و یا فروشندهیاروشتدارک و تامینکاملا متفاوتانتخاب شده است.

نتیجه گیری
تداركات و تأمین به عنوان مسئول خرید تجهیزات به هنگام تصمیم گیری خرید باید تمامی تجزیه و تحلیل های مناسب در این راستا را انجام دهد كه یکی از تصمیم گیری های مهم؛ تصمیم اجاره-خرید است. این تصمیم گیری منجر به  سود یا هزینه های قابل اندازه گیری برای سال های آتی می شود. در برخی از بخش های عمومی سازمان ممکن است بودجه بصورت سالانه تعیین شود، بنابراین سازمان ها تمایلی به انجام تجزیه و تحلیل های عنوان شده در این مقاله را ندارند.

مدیریت تدارکات منعکس كننده این است كه چگونه یک سازمان نیازها و محیط فعلی خود را درک می کند. مزایا و معایب ویژه تدارکات باید با توجه به وضعیت سازمان، ارزش گذاری و سپس تجزیه و تحلیل هزینه- سود جهت کمک به تصمیم نهایی؛ مدیریت و سازماندهی شود كه اگر به درستی و در وضعیت مناسب انجام شود، لیزینگ می تواند مقرون به صرفه و کارآمد باشد و  اگر ضعیف یا بدون توجهات لازم صورت پذیرد، مدیریت لیزینگ حتی گران تر و سخت تر از خرید نقدی و یا تدارک و تامین بصورت اجاره -خرید خواهد بود.

مراجع

1. Federal Acquisition Regulations (FAR). (2012). Subpart 7.401: Acquisition considerations. Retrieved from https://www.acquisition.gov/far/html/Subpart%207_4.html.
2. National Institute of Governmental Purchasing, Inc. (NIGP). (2012).Public procurement dictionary of terms. Herndon, VA:NIGP. Lease or Buy Available from:  www.nigp.org.
3. Texas Department of Information Resources. (1998). Lease v. purchase: Guidelines for lease vs. purchase of information technologies.
4. Net present value analysis: A primer for finance officers. Government Finance Review, February (2001), 28-31.
5. Office of Management and Budget (OMB). (2012). Circular A 94 revised. Retrieved from http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a094
6. The Government Finance Officers Association (GFOA) offers comprehensive guidance on calculating NPV. For more information see:  Michel, (2001). Net present value analysis: A primer for finance officers.  Government Finance Review, February (2001), 28-31.