فرآیند آموزش کارکنان سازمان و ضرورت اجرای آن

    یکی از مهمترین خصوصیات شرکت ها و سازمان های پیشرفته امروزی، تغییر و تحول می باشد. اگر نتوانیم با تغییر و تحولات پیچیده و سریعی که در سازمان ها رخ می دهد همگام شویم، قربانی خواهیم شد. برای رسیدن به اهداف سازمانی و منطبق شدن با محیط متغیر، اجرای آموزش می تواند در بهره وری سازمان و شرکت ها نقش مؤثری داشته باشد.

در این راستا شناسایی و اجرای یک فرآیند و مدل علمی مناسب و اقدامات لازم آموزشی جهت بهبود وظایف محوله کارکنان، اقدامی مثبت و راهبردی می­باشد که از یک سو جهت رضایت مندی فردی و از سویی دیگر نقشی به سزا در توسعه و بهبود سازمان دارد. در این مقاله سعی بر آن شده به فرآیند آموزش کارکنان سازمان و ضرورت اجرای آن پرداخته شود.

اگر کارکنان سازمان دارای دانش، اطلاعات، مهارت های لازم و مناسب نباشند،سازمان را با مشکلات و موانع مالی و اداری مواجه خواهند کرد. از آنجاکه تکنولوژی و دانش با سرعت رشد می­کنند بنابراین کارکنان متخصص نیز در زمان کوتاهی پس از استخدام نیازمند دریافت و آموزش مهارت و دانش، به روز می­باشند.

مفهوم آموزش:

–        آموزش عبارت است از: یاد دادن فنون و رموز امور به فراگیران و کمک به افزایش دانش، ایجاد مهارت، تغییر نگرش­های افراد به طور مداوم و همچنین هدایت و راهنمایی آنان برای از بین بردن نقاط ضعف و کمبودهای موجود در رابطه با انجام فعالیت های سازمانی.

–        آموزش شامل توسعه مهارت هایی است که معمولا در انجام یک کار خاص ضروری هستند و هدف آن دستیابی به یک تغییر خاص در رفتار فراگیران و قادر ساختن آنها در انجام بهتر وظایف می­باشد. آموزش باعث می­شود کارکنانی که تازه به کار گرفته شده اند در مدت زمان کمتری، بهره­وری داشته باشند. از دیدگاه فلیپو، آموزش می­تواند افزایش آگاهی و مهارت های یک کارمند جهت انجام یک کار خاص باشد.

اهداف آموزش سازمانی:

• بهبود عملکرد
• برطرف کردن نیازهای تخصصی و حرفه‌ای نیروی انسانی  و به روز کردن اطلاعات آنها
• حل مسائل
• اصلاح عملکرد شغلی
• آماده سازی برای ترفیع
• ارتقاء و ترفیع کارکنان
• آشنا سازی کارکنان جدید با اهداف سازمان
• هماهنگی با تغییرات و پیشرفت های علمی و تکنولوژی در جهان
• اثر بخشی و کارآیی نیروی انسانی 

فواید آموزش نیروی انسانی:

    آموزش درست می‌تواند به کارکنان دانش و مهارت‌های ضروری را ارائه کند تا با بهترین توانایی خود، کار را انجام دهند و باعث افزایش بهره‌وری وکیفیت در کار گردند. آموزش و توسعه باعث می‌شود تا کارکنان توانایی‌های بیشتری را کسب کنند به این معنا که آن‌ها می‌توانند مسئولیت بیشتری را بپذیرند.

مهم‌ترین مواردی که به‌عنوان مقاصد نسبتاً مشترک سازمان­ها و نظام‌های مختلف در خصوص آموزش کارکنان قابل ذکر است به شرح زیر می‌باشد:

• به افراد در حل مشکل و اخذ تصمیم به گونه­ای اثربخش کمک می­کند.
• اعتماد به نفس و دستاوردهای فردی را ارتقاء می­دهد.
• مسیر رشد آتی کارآموز را فراهم می­کند.
• ترس از قبول وظایف جدید را کاهش می­دهد.
• ارتباطات بین افراد و گروه­ها را بهبود می­بخشد.
• سازمان را به محل بهتری برای کار و زندگی تبدیل می­کند.
• دانش­کاری و مهارت­ها را درتمام سطوح سازمان بهبود می­بخشد.
• روحیه نیروی کار را بهتر می­کند.
• به افراد کمک می­کند تا خود را با اهداف سازمان همسو کند.
• به تهیه دستورالعمل­های کاری کمک می­کند.
• به درک و اجرای سیاست­های سازمانی یاری می­دهد.
• به کاهش هزینه ها در بسیاری از زمینه­ها مانند تولید، امور اداری و پرسنلی و… کمک می­کند.
• احساس مسئولیت سازمانی در افراد را در زمینه­های کارآمدی و کسب دانش به وجود می­آورد. 

فرایند آموزش:

    فرايند آموزش نظامند و برنامه ريزي شده مي تواند نقش مهمي را در ياري رساندن به سازمان در جهت بهبود توانمندي ها و تامين اهداف كيفي سازمان ايفاء نمايد. براي انتخاب و اجراي آموزش به منظور جبران فاصله مربوط به شايستگي كاركنان نسبت به شايستگي مورد انتظار، بايد مراحل ذيل در فرايند آموزش مورد نظارت قرار گیرد:

• تعيين نيازهاي آموزشي

نياز سنجي آموزشي به دليل نقش زيربنايي و ساختاري خود نسبت به ساير اجزاي فرايند آموزش كاركنان، از اهميت و حساسيت بالايي برخوردار است به طوريكه هر گونه عدم تناسب، ناهماهنگي و نقص در نيازسنجي آموزشي، اشكالاتي را در قسمت هاي ديگر فرايند آموزش به وجود مي آورد. سازمان­ها با استفاده از ارزیابی عملکرد کارکنان، متوجه نارسایی­هاي مهارتی می­شوند و در می­یابند که چه نوع برنامه­هاي آموزشی را باید به اجرا در آورند و تعیین نمایند چه کسانی و در چه سطحی نیاز به آموزش دارند.

• طراحي و برنامه ريزي آموزشي

دومین مرحله در فرایند آموزش پس از نیازسنجی طراحی و برنامه ریزی آموزشی می‌باشد. در چرخه آموزش‌های سازمانی پس از تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و سازمان بایستی بتوان موافقت سیاست‌گذاران را جهت برآورده کردن آن ها به دست آورد. طراحی و ارائه موفقیت‌آمیز یک طرح آموزشی مجرای حرکت به سمت برآورده کردن این نیازها می‌باشد. فیلیپ کومبز از اندیشمندان پیشرو در قلمرو برنامه‌ریزی آموزشی این فرایند را چنین تعریف کرده است :کاربرد تجزیه و تحلیل منطقی در آموزش به منظور افزایش کارایی و تاثیر آن در رفع نیازهای کارکنان.

• اجراي آموزش

به منظور اجراى كامل و صحيح برنامه­ها ابتدا بايد مديريت ارشد سازمان از آن ها حمايت واقعى داشته باشد. همچنين بايد هماهنگى هاى لازم بين مديران ستادى و اجرايى سازمان انجام شده باشد و در صورت امكان، مديران عالى سازمان در برنامه­های آموزش و بهسازي مشاركت داشته باشند. مدیران بايد از نيازهاى آموزشى و مأموريت و اهداف سازمان، شناخت كافى داشته باشند.

ارزيابي نتايج آموزش:

اولین تعریف ارزشیابی به نام «رالف تایلر» ثبت شده است .وی ارزشیابی را وسیله ای برای تعیین میزان رسیدن برنامه به هدفهای آموزشی می داند، تایلر معتقد بود که پیش نیاز یک ارزشیابی دقیق تعیین اهداف کلی و ویژه است و وظیفه ارزشیابی سنجش این موضوع است که آیا اهداف تحقق یافته اند یا خیر.

«ایزریل» ارزشیابی را به عنوان یک گام پایانی در فرایند آموزش، با هدف بهبود آموزش ویا انجام قضاوت در مورد ارزش و اثربخشی برنامه­های آموزشی تعریف می کند.

در اجرای یک برنامه آموزشی ارزشیابی از نتایج آن برنامه ها بسیار مهم است به اعتقاد «ترسی و تئو» (۱۹۹۵) برنامه آموزشی زمانی موفق خواهد بود که اطلاعات حاصل از ارزشیابی در مورد برنامه نشان دهند که:

۱ – نیازهای زمانی، تیم یا افراد ذی نفع رفع شده باشد؛

۲ – به بهترین ارزش ها رسیده باشد؛

۳ – باعث بهبود مهارت و کسب نتایج مثبت در محل کار شود.

کرک پاتریک سه دلیل اساسی برای ارزشیابی آموزشی بیان می کند:

۱ – توجیه دلایل وجودی واحد آموزش با نشان دادن نقش و اهمیت آن در تحقق اهداف و رسالت­های سازمان؛

۲ – تصمیم گیری نسبت به ادامه برنامه آموزشی؛

۳ –بهبود آموزش.

اثربخشی آموزش کارکنان:

اثر بخشی هنگامی در یک دوره آموزش حاصل خواهد شد که، اولاً نیازهاي آموزشی به روشنی تشخیص داده شود و در مرحله دوم برنامه مناسبی براي برطرف ساختن نیازها طراحی شود، در مرحله سوم  برنامه طراحی شده به درستی اجرا گردد و در آخر ارزیابی مناسبی از فرایند آموزش و در نهایت دست یابی به اهداف انجام شود.

ما زماني مي توانيم به اثر بخش بودن دوره هاي آموزشي خود مطمئن باشيم كه اين نيازها در راستاي تحقق نيازهاي واقعي سازمان باشد. و لذا براي جهت دار نمودن آموزش، تعيين ميزان اثر بخشي دوره هاي آموزشي ضرورتي بزرگ محسوب مي شود، هر چند كه معيارهاي صددرصد مشخصي در اين رابطه وجود ندارد و امري بسيار دشوار بنظر مي رسد.

مدل های ارزشیابی اثربخشی آموزشی:

سازمان­های پیشرو از طريق به کارگیری مدل های مناسب می­توانند پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشند. در حوزه آموزش منابع انسانی، صاحب نظران مدل های متعدد ارائه کرده اند.

• مدل هدف مدار تایلر
• روش ادیورنه
• روش د فیلیپس
• روش کرک پاتریک
• روش C.I.P.O

ارزيابي اثربخشي دوره هاي آموزشي از يك سو، آيينه اي فراهم مي آورد تا مديران و كاركنان سازمان تصويري روشن تر از چگونگي كم و كيف فعاليت هاي آموزشي به دست آورند و از سوي ديگر ، برنامه ريزان و كادر آموزشي سازمان را مجهز مي سازد تا نسبت به جنبه هاي مثبت و منفي برنامه آگاهي پيدا كنند و از اين راه به اثربخش كردن برنامه ها و فعاليت هاي آموزشي نيروي انساني ياري برسانند.

اثربخشی آموزش با الگوی کرک پاتریک:

آموزش در بسیاری از سازمان ها برگزار می شود، اما مسئله مهم اندازه گیری اثربخشی آموزش است. اینکه آیا این آموزش توانسته تاثیرات مفیدی را برروی کارکنان سازمان بگذارد یا خیر.

اندازه گیری اثربخشی آموزش یکی از مراحل چرخه آموزش است که در استاندارد ایزو 10015 به آن پرداخته شده است و در استاندارد ایزو 9001 نیز در زمره الزامات این استاندارد است.

هر سازمانی که اقدام به برگزاری آموزش می کند باید ترتیبی را اتخاذ بدهد تا پس از گذشت زمانی از برگزاری آموزش بتواند اثربخشی آموزش ارائه شده را بسنجد. چرا که آموزش برای سازمان ها هزینه بر است و اگر کارکنان نتوانند از آموزش ها استفاده بکنند، هیچ برگشت سرمایه در آموزش ها وجود ندارد.

بیشتر مدل های ارزشیابی مشهور در سال های گذشته براساس الگوی ارزشیابی آموزشی چهار سطحی بنا شده اند، كه اولین بار توسط كرک پاتریک (1959م ) ارائه شده بود. این الگو به عنوان الگویی جامع، ساده و عملی برای بسیاری از موقعیت های آموزشی توصیف شده بود و به وسیله بسیاری از متخصصان به عنوان معیاری در این حوزه شناخته می شود.

كرك پاتریك ارزشیابی را به عنوان تعیین اثربخشی در یك برنامه آموزش تعریف كرده است و فرایند ارزشیابی را به چهار سطح یا گام تقسیم می کند:

1- واكنش: (reaction)

واكنش چگونگی احساس شركت كنندگان را در مورد برنامه آموزش (رضایت‌) اندازه گیری می كند، این پیمایش ها به دنبال دریافت نظرات شركت كنندگان از طریق پرسشنامه و یا روش های معمول دیگر نسبت به آموزش، برنامه آموزشی، مواد و تجهیزات آموزش، كلاس یا وسایل، ارزش و عمق محتوای دوره های آموزشی و غیره هستند.

اخذ جواب های درست و معنادار از شركت كنندگان در این مرحله بسیار مهم و حیاتی است، بدین منظور كرک پاتریک پیشنهادهایی را در این رابطه ارائه می کند:

• تهیه و تنظیم فرمی برای سنجش واكنش شركت كنندگان.
• نوشتن یك پیام تشویق كننده برای پاسخ دهندگان.
• اطمینان دادن به پاسخ دهندگان ازناشناخته ماندن آن ها.
• جدول بندی و تجزیه و تحلیل پاسخ ها.

واكنش های مناسب باعث انجام دوره های آموزشی بعدی گردیده و كاركنان دیگر را تشویق به شركت در این دوره ها می كند و علاوه بر مدیران ارشد درباره استمرار یك دوره آموزش، نتایج ارزشیابی واكنش، نیز می تواند در این استمرار تاثیر داشته باشد.

2- دانش یادگیری:  ( learning )

یادگیری عبارت است از تعیین میزان فراگیری، مهارت ها، تكنیك ها و حقایقی كه طی دوره آموزشی به شركت كنندگان آموخته شده و برای آنان روشن گردیده و می توان ازطریق آموزش های قبل، ضمن و بعد از شركت در دوره آموزشی به میزان آن پی برد.

كرک پاتریک به راهبردهایی برای ارزشیابی یادگیری اشاره می كند:

• سنجش مهارت، دانش و نگرش قبل و بعد از آموزش.
• به كارگیری گروه كنترل در صورت امكان.
• تجزیه و تحلیل آماری نتایج به منظور ربط دادن یادگیری و آموزش.
• به كارگیری نتایج برای انجام رفتار مناسب.

 3- رفتار: ( behavior )

منظور از رفتار، چگونگی و میزان تغییراتی است كه در رفتار شركت كنندگان در اثر شركت در دوره آموزشی حاصل می شود و آن را می توان با ادامه ارزیابی در محیط واقعی كار روشن ساخت.

این سطح نسبت به سطح قبلی بسیار چالش برانگیزتر و حساس­تر است كه كرك پاتریك بدین منظور سه دلیل را در این مورد ذكر می كند:

• اولا شركت كنندگان باید فرصتی را برتغییر رفتارشان به دست آورند.
• ثانیا زمان تغییر در رفتار را به صورت واقعی نمی توان پیش بینی كرد.
• ثالثا جو سازمانی است كه می تواند بر تغییر كردن یا نكردن رفتار در حین كار تاثیر داشته باشد. 

 4- نتایج: ( results)

منظور از نتایج، میزان تحقق اهدافی است كه به طور مستقیم به سازمان ارتباط دارد. اندازه گیری سطح چهارم بسیار مشكل است و در آن شواهدی از نتایج از قبیل كاهش هزینه، دوباره كاری نسبت جابه جایی یا سوانح و افزایش كیفیت تولیدات ، سود و فروش بررسی می شود.

كرک پاتریک برای انجام این سطح ارزشیابی نیز راهبردهایی را پیشنهاد داده است:

• منظور داشتن زمان مناسب بعداز آموزش برای رسیدن به نتایج؛
• اندازه گیری نتایج سازمانی از طریق مصاحبه یا پیدایش قبل و بعداز آموزش؛
• تكرار اندازه گیری در فواصل مناسب؛

دو سطح اولیه ارزشیابی در درون محیط آموزشی و دو سطح پایانی در محل كار كاركنان اندازه گیری می شوند. 

نتيجه گيري:

نیروی انسانی مهمترین و راهبردی­ترین منبع یک سازمان به حساب می­آید، سازمان موفق مجموعه ایست متشکل از انسان­هایی با فکر و اندیشه و اهداف مشترک که با کار گروهی در نظام انعطاف پذیر سازمان، تجارب و دانش خود را با نیت پیشرفت روز افزون سازمان در اختیار قرار می دهند.

رسیدن به اهداف سازمان بستگی به توانایی کارکنان در انجام وظایف محوله و انطباق با محیط متغیر دارد. اجرای آموزش و بهسازی نیروی انسانی سبب می‌شود تا افراد بتوانند متناسب با تغییرات سازمانی و محیط، بطور مؤثر فعالیت­هایشان را ادامه داده و برکارایی خود بیفزایند. بنابراین آموزش و بهسازی، کوشش مداوم و برنامه‌ریزی شده به وسیله مدیریت برای بهبود سطوح شایستگی کارکنان و عملکرد سازمانی می باشد.

پس از سال­های زیادی تجربه، دنیا به این نتیجه رسیده است که اگر سازمانی بخواهد در اقتصاد و امور کاری خود پیشتاز باشد و در عرصه رقابت عقب نماند باید از نیروی انسانی متخصص، خلاق و با انگیزه بالا برخوردار باشد. نظام‌ آموزشی‌ موثر با ارتقأ سطح‌ مهارتهای‌ کاری‌ و فردی‌ موجب‌ کارآمدی‌ نیروی‌ انسانی‌ می‌شود اگر نظام‌ آموزشی‌ کارآمد نباشد و متناسب‌ با نیازهای‌ زمان‌ و کسب‌وکار ایجاد نشده‌ باشد، عملاً‌ تلاش­های‌ سازمان‌ برای‌ توانمندسازی‌ نیروی‌ انسانی‌ به‌ نتایج‌ قابل‌ مقایسه‌ با کشورهایی‌ که‌ شرایط‌ مناسب­تری‌ دارند، نخواهد رسید.

بهبود بهره وری نه یک انتخاب بلکه یک ضرورت می باشد. کوشش برای افزایش نرخ بهره وری در سازمان ها ، در صورتی رخ میدهد که بتوانند دانش ، بینش و رفتار بهره وری را در مدیران و کارکنان خود ایجاد نمایند.

چشم پوشی از امر آموزش، تحقق اهداف سازمانی و بهره وری را خدشه دار خواهد ساخت و خسارتی جبران ناپذیر بر پیکرۀ سازمان وارد خواهد ساخت . افراد انسانی چه در مرحله کنکاش و چه در مراحل تثبیت موقعیت میانی و نهایی مسیر شغلی خود ، به منظور ارتقای شایستگی های فنی ، توسعه شایستگی های مدیریتی و دسترسی به آزادی عمل و تحقق امنیت شغلی و در نهایت رسیدن به مرحله ابتکار عمل و خلاقیت در شرایط و مسیر شغلی خود، به آموزش نیاز دارند.

منابع:

–          عباس زادگان، سيد محمد و ترك زاده، جعفر ( 1379 ). نياز سنجي آموزشي در سازما ن­ها.تهران: شركت سهامي انتشار.

–          سیف، علی اکبر (  1831) ، روان شناسی تربیتی ، تهران ،انتشارات دانشگاه پیام نور.

–          هداوند، سعيد ( 1384 ). رويكردي استراتژيك به فرآيند برنامه ريزي آموزشي. ماهنامه تدبیر، سال شانزدهم. شماره 186

–          ابطحی، سیدحسین، آموزش و بهسازی منابع انسانی، تهران: انتشارات سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، 1374