سکوت سازمانی و ارتباط آن با عوامل سازمانی و محیطی (مطالعه موردی : شهرداری منطقه 10 تهران)

چکیده:

سکوت سازمانی با محدود کردن اثربخشی تصمیم گیری های سازمانی و فرآیندهای تغییر در ارتباط است. مشکلی که هم اکنون گریبان‌گیر سازمان‌هاست، آن است که بیشتر سازمان ها از اظهار نظر خیلی کم کارکنان ناراحت هستند در چنین شرایطی کیفیت تصمیم گیری و انجام تغییر، کاهش می یابد. همچنین سکوت سازمانی به وسیله ممانعت از بازخورد منفی، مانع تغییرات و توسعه سازمانی موثر می شود، از این رو سازمان توانایی بررسی و تصحیح خطاها را ندارد. هدف پژوهش حاضر شناسایی پدیده سکوت سازمانی و بررسی عوامل محیطی و سازمانی و ارتباط آن با سکوت سازمانی می باشد. به عبارت دیگر هدف تحقیق حاضر، شناسایی مولفه های محیطی و سازمانی اثرگذار بر سکوت سازمانی می باشد تا با شناسایی عوامل محیطی و سازمانی بتوان به تاثیر گذاری آنها بر پدیده سکوت پی­برد. همچنین با ارائه راهکارهایی جهت کاهش جو سکوت بتوان محیطی پویا فراهم کرد که کارآیی کارکنان را بالا ببرد. این تحقیق از نوع پیمایشی از نوع مقطعی می‌باشد. روش نمونه گیری، تصادفی ساده است و حجم جامعه 180 نفر می باشد که بر اساس فرمول کوکران 120 نفر محاسبه گردیده است. جامعه آماری پژوهش کارمندان و کارشناسان شهرداری منطقه 10 می باشند، با توجه به عدم نرمال بودن داده ها از آزمون اسپیرمن استفاده شد، نتایج پژوهش نشان می دهد که  رابطه معنی داری بین سکوت سازمانی با عوامل سازمانی و محیطی در شهرداری منطقه 10 تهران وجود دارد.

مقدمه

اگر بر افواه سازماني مهر سكوت زده شود اذهان كاركنان كه موتور مولد دانش سازماني هستند فسيل خواهند شد. وقتي كاركنان، به عنوان سرمايه استراتژيك سازمان، سكوت مي‌كنند مديريت بايد خطر بزرگ مديريتي خود را حس كند. سکوت سازمانی با محدود کردن اثربخشی تصمیم گیری های سازمانی و فرآیندهای تغییر در ارتباط است. مشکلی که هم اکنون گریبان‌گیر سازمان هاست، آن است که بیشتر سازمان ها از اظهار نظر خیلی کم کارکنان ناراحت هستند در چنین شرایطی کیفیت تصمیم گیری و انجام تغییر، کاهش می یابد.

با توجه به اینکه موضوع سکوت سازمانی در جوامع علمی و سازمانی ایران موضوعی جدید و ناآشنا به شمار می آید و کمتر ادبیات و پژوهشی را در این خصوص می توان یافت، این پژوهش به دنبال آن است تا با مرور تاریخچه و ادبیات سکوت سازمانی، بتواند عوامل سازمانی، مدیریتی و فردي موثر در بروز سکوت سازمانی و پیامدهاي ناشی از آن را در سازمان شناسایی، دسته بندي و در نهایت راهکارهایی براي کاهش سکوت سازمانی ارائه نماید. به طور کلی هدف از این پژوهش شناسایی روابط بین عوامل سازمانی و عوامل محیطی با سکوت سازمانی است در واقع هدف این پژوهش پاسخ به یک سوال اساسی است که چه رابطه ای بین سکوت سازمانی و عوامل محیطی و سازمانی وجود دارد.

مبانی نظری پژوهش

تعریف سکوت سازمانی

تعاريف اوليه از سكوت آن را با «وفاداري» برابر مي دانند. در این تعاریف چنین فرض می شود که اگر نگرانی ها بیان نشوند، هیچ مشکلی به وجود نخواهد آمد. اما محققان امروزه نشان داده اند كه محیط حاکی از سكوت مي تواند بر خلاف نتايج مطلوب سازمان عمل كند سكوت به عنوان انگيزه كارمندان به امتناع از ابراز ايده، اطلاعات و عقايدشان در رابطه با پيشرفت هاي مرتبط با كار تعريف مي شود.

انواع سکوت سازمانی

اگرچه سکوت سازمانی به­طور کلی به عدم ابراز ایده­ها، اطلاعات و نظرات کارکنان به­طور عمدي اطلاق میگردد، اما با توجه به انگیزهاي که در کارمند براي سکوت وجود دارد، ماهیت آن متفاوت خواهد بود. برخی اوقات سکوت می‌تواند بدلیل تسلیم بودن فرد نسبت به هرشرایطی، گاهی بدلیل ترس و وجود رفتارهاي محافظه‌کارانه و برخی اوقات نیز به منظور ایجاد فرصت براي دیگران و اظهار عقاید آنها باشد.

سکوت مطیع

هنگامی که اکثریت افراد، فردي را به­عنوان فرد ساکت نام می‌نهند، منظور آنها اغلب آن است که وي بطور فعال، ارتباط برقرار نمی‌کند. سکوت حاصل از این نوع رفتار، سکوت مطیع نام دارد و به خودداري از ارائه ایده‌ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بر اساس تسلیم و رضایت دادن به هر شرایطی اطلاق می‌گردد. بنابراین سکوت مطیع، نشان از رفتار کناره‌گیرانه دارد که بیشتر حالتی انفعالی دارد تا فعال. از ویژگی‌هاي رفتاري افراد داراي این نوع سکوت می­توان مشارکت کم، اهمال، مسامحه، غفلت و رکود را نام برد.

سکوت تدافعی

انگیزه این نوع سکوت، احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است. در واقع گاهی ممکن است افراد بدلیل محافظت از موقعیت و شرایط خود (انگیزه خودحفاظتی) به خودداري از ارائه ایده‌ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بپردازند. سکوت تدافعی، رفتاري تعمدي و غیر منفعلانه است که به منظور حفظ خود از تهدیدهاي خارجی بکار میرود. اما این نوع سکوت برعکس سکوت مطیع، بیشتر حالتی غیر انفعالی دارد و در برگیرنده آگاهی بیشتر از شقوق و گزینه‌هاي موجود در تصمیم‌گیري و در عین حال خودداري از ارائه ایده‌ها، اطلاعات و نظرات به­عنوان بهترین استراتژي در زمان مقتضی است. سکوت تدافعی شبیه حالتی است که افراد از انتشار خبرهاي بد به­دلیل آشفته شدن افراد یا ایجاد پیامدهاي منفی براي شخص خبررسان احتراز می‌ورزند.

سکوت نوع‌دوستانه

سکوت نوع‌دوستانه مبتنی بر ادبیات رفتار شهروندي سازمانی است و عبارتست از امتناع از بیان ایده‌ها، اطلاعات و یا نظرات مرتبط با کار با هدف سودبردن دیگر افراد در سازمان و بر اساس انگیزه‌هاي نوع‌دوستی، تشریک مساعی و همکاري. سکوت نوع‌دوستانه، تعمدي و غیر منفعلانه است که اساساً بر دیگران تمرکز و تاکید دارد. همچون رفتارهاي شهروند سازمانی، سکوت نوع‌دوستانه رفتار با بصیرت و عقلایی است که نمی‌توان آن را از طریق فرمان و دستورات سازمانی به اجرا درآورد. این نوع سکوت همچون سکوت تدافعی براساس ملاحظه وآگاهی از بدیل‌ها درتصمیم‌گیري و درعین حال خودداري از ارائه ایده‌ها، اطلاعات و نظرات است. 

مولفه های محیطی

 همنوایی با جمع ( تطابق )

این نوع رفتار كه از انعطاف‌پذیری زیادی برخوردار است در حالی شكل می‌گیرد كه تأكید استراتژیك سازمان بر محیط برونی است. سازمان نیاز زیادی دارد كه با بهره‌گیری از انعطاف‌پذیری و تغییر در سمت نیازهای مشتری و یا ارباب رجوع حركت كند. در فرهنگ سازگاری نوعی از باورها و هنجارهای رفتاری است كه می‌تواند سازمان را در كشف، تفسیر و ترجمه نمادهای محیطی در قالب رفتارهای نوین پشتیبانی كند این نوع سازمان باید به نیازهای محیطی پاسخ شتابنده بدهد، ساختار خود را تندگونه تعدیل كند و الزام­های نوین را به آسانی به كار گیرد.

 انتشار ( پخش مسوولیت )

يكى از عناصر مهم در سازماندهى، تقسيم وظايف و كارها است؛ بدين معنا كه براى دست يابى به ساختارى منسجم بايد فعاليت­هاى سازمان به وظيفه هاى شناخته شده تقسيم شود. تقسيم كار همان گونه كه “تيلور” در نظر داشت، يكى از اصول مهم مديريت علمى است. اين اصل ايجاب مى كند كه كار به اجزاى فرعى تقسيم شود، تا حدى كه بتوان عمليات مختلف را به هر يك از كاركنان واگذار كرد.

گروه اندیشی

گروه اندیشی نحوه تفکری است که در آن اعضاء گروه تحت فشار گروهی آنچنان توافق جو می شود که از ارزیابی های واقع گرایانه باز می مانند و به یک گزینه که مورد نظر گروه است دل می بندند و آن را باور می دارند. گروه فکری حالتی است که در آن کارائی مغز، قدرت آزمون و واقعیت ها، و داوری اخلاقی به علت فشارهای درون گروهی تخریب شده و از میان می روند. در چین حالتی فرد چون بره ای در گروه بدون هیچ گونه اراده ای از خود همان را می گوید که گروه می خواهند و همانگونه می اندیشد که گروه می طلبد. اساسا گروه اندیشی ناشی از رعب گروهی و فشارهایی است که از گروه به افراد و اعضاء آن وارد آمده و آنان را اجبارا به سوی یک توافق و همسویی و همفکری ناخواسته پیش می­راند.

 مولفه های سازمانی

 فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی عبارت است از فلسفه اي که خط مشی سازمان و رفتارهاي سازمان را به سوي کارکنان و مشتریان هدایت میکند یا مفروضات و باورهاي بنیادي ویژه هاي که بین اعضاء سازمان مشترك بوده که به کمک آنها کارها و فعالیت­هاي روزمره سازمان انجام می­پذیرد و سرانجام فرهنگ سازمانی را می توان وجود سیستمی از معانی و مفاهیم مشترک مشترك بین افراد و اعضاي سازمان دانست.

 فلات شغلی

مسیر ترقی شغلی الگوی سلسله مراتبی از مشاغلی است که یک فرد می تواند در طول زندگی کاری خود آنها را بدست آورد. بیشتر کارمندان در مسیر ترقی شغلی به نقطه ای می رسند که احتمال صعود از نردبان ترقی کاهش می یابد. در این ناحیه احتمال اندکی وجود دارد که شخص پس از آن ارتقای مقام یابد، این ناحیه سکون نام دارد. ناحیه سکون در مسیر ترقی شغلی هم برای کارکنان و هم برای سازمان قابل تامل است. این مسئله برای فرد موجب کاهش عملکرد شغلی و بی علاقگی نسبت به انجام وظایف شغلی است، و به جهت اینکه رضایت شغلی و روحیه کارکنان کاهش می یابد، از میزان اثربخشی و کارایی سازمان کاسته می‌شود.

 سیاست ها و ساختارهای سازمانی

در اثر استفاده از ساختار سازمانی کارها به صورت رسمی تقسیم، گروه‌بندی و هماهنگ می‌شوند و در اثر این عمل کارها به اجزای کوچک تر تقسیم گردیده کارکنان هر کدام در کار خاصی تخصص پیدا می‌کنند که این امر باعث می‌شود کارایی به میزان زیادی افزایش یابد. با توجه به ساختار سازمانی می‌توان نوع رفتار کارکنان را توجیه یا پیش‌بینی نمود؛ یعنی علاوه بر عوامل فردی و گروهی، روابط ساختاری که در سازمان بین افراد به وجود می‌آید بر نوع رفتار آن ها اثرات زیادی می‌گذارد. بدیهی است که ساختار محدودیت‌هایی را بر کارکنان اعمال می‌کند و کارهایی را که باید انجام دهند را تحت کنترل قرار می‌دهد.

 فقدان مکانیزم بازخورد از بالا به پایین

ارزيابي بازخورد در تسهيل اثربخشی سازمانی يك وظيفه مهم مديريت منابع انسانی تلقی مي‌شود. در سال­های اخير به نقش ارزشيابی عملكرد توجه زيادي معطوف شده است. به عقيده صاحب‌نظران يك سيستم اثربخش ارزشيابی عملكرد مي‌‌تواند انبوهی از مزيت‌ها را برای سازمان‌ها و كاركنان آنها ارزانی دارد. سيستم ارزشيابي عملكرد؛ الف) بازخورد عملكردی مشخصی را براي بهبود عملكرد كاركنان فراهم مي‌آورد ب) الزامات كارآموزي كارمند را معين می كند ج) زمينه توسعه كاركنان را فراهم و تسهيل مي‌كند د) بين نتيجه‌گيری پرسنلی و عملكرد ارتباط نزديكی برقرار مي‌نمايد هـ) انگيزش و بهره‌وري كاركنان را افزايش مي‌دهد. همچنين ارزشيابي عملكرد برای مقاصد متعدد سرپرستی و توسعه‌ای از جمله الف) براي ارزشيابی عملكرد فردي بر حسب نيازهای سازماني ب) پيش‌بينی بازخورد به كاركنان در جهت اصلاح يا تقويت رفتار آنها ج) تخصيص پاداش و ارتقای شغلی افراد، مورد استفاده قرار می گيرد.

شکل (1) مدل تبيين جو سكوت سازمانی و رفتار سكوت سازمانی

شکل (2) رابطه بين عوامل شخصيتی و سكوت كاركنان

فرضیات پژوهش

فرضیه اصلی :

بین عوامل سازمانی و محيطی و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

فرضیه های فرعی :

1- بین فلات شغلی و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

2- بین سیاست ها و ساختارهای سازمانی و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

3- بین فقدان مکانیزم بازخورد از بالا به پایین و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

4- بین فرهنگ سازمانی و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

5- بین همنوایی با جمع و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

6- بین انتشار و(پخش مسوولیت ) و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

7-بین گروه اندیشی و سکوت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

نوع و روش پژوهش

اين پژوهش از نظر هدف كاربردي، از نوع درجه و اهميت و ميزان كنترل متغيرها، ميداني و از نظر گردآوري داده‌ها، پيمايشی و از لحاظ شيوه تحليل داده‌‌ها از نوع توصيفی- همبستگی می باشد.

قلمرو مطالعه

قلمرو موضوعی:  این پژوهش در حوزه منابع انسانی می­باشد.

قلمرو مکانی: شهرداری منطقه 10 تهران

قلمرو زمانی: از ابتدای اسفند ماه 1392 الی ابتدای شهریور ماه1393

جامعه آماری، نمونه و روش نمونه گیری

پرسشنامه در بین از 120 نفر از مدیران ارشد شهرداری منطقه 10 تهران خواهد شد. روش نمونه‌گیری، نمونه‌گیری تصادفی می‌باشد. حجم نمونه آماری است. حجم جامعه، 180 نفر و تعداد نمونه 120 نفر محاسبه شده است.

روایی و پایایی

در خصوص روایی پرسشنامه این تحقیق، ابتدا با جمع آوری نظریات کارشناسان و استادان محترم راهنما و مشاور و چند نفر از مدیران، معاونین، کارشناسان منابع انسانی مورد بازنگری قرار گرفته و با حذف برخی از سوالات، تغییر و اصلاحات انجام شده است.

نظر به اينكه حداقل ضريب پايايي لازم براي پرسشنامه‌هاي پژوهشي 7/0 مي‌باشد و همانطور كه ملاحظه مي‌گردد در پرسشنامه طراحي شده ضريب آلفاي محاسبه شده از7/0بالاتر است، لذا مي‌توان نتيجه گرفت پرسشنامه مورد استفاده از پايايي لازم برخوردار می باشد. پرسشنامه مربوط به سکوت سازمان 26 سوال و دارای پایایی921/0 و پرسشنامه عوامل سازمانی و محیطی 33 سئوال است که دارای پایایی 962/0 می باشد.

شیوه اجرا

آمار توصیفی: در این تحقیق از آمار توصیفی برای نمایش اطلاعات جمعیت شناختی استفاده شده است.

آمار استنباطی: آزمون­هایی مانند آلفای کرونباخ جهت پایایی و روایی پرسشنامه و آزمون همبستگی – رگرسیون جهت همبستگی شاخص ها با نرم افزار SPSS انجام شده است.

تجزیه و تحلیل داده ها                           

بر اساس تجزيه و تحليل به­عمل آمده  معدل ضریب همبستگی پیرسون در 4بعد اول که مربوط به مولفه های سازمانی می­باشد،  مولفه ها دارای 0/975 =R و چون معدل ضریب همبستگی پیرسون در 3بعد دوم که مربوط به مولفه­های محیطی می­باشد، مولفه ها دارایR =0/990 مقدار مناسب است، لذا فرضیه­ های  اصلی پذیرفته شده تلقی می‌گردد.

نتیجه گیری

بررسی نشان می­دهد که بین سکوت سازمانی و مولفه های محیطی ارتباط کمتری به نسبت عوامل محیطی وجود دارد بنابراین پیشنهاد می­گردد كه افرادی که در سازمان به کار گمارده می شوند از نظر شخصيتي ويژگي­هايی داشته باشند كه با سكوت سازگاری نداشته باشد و بدون هيچ ابايی به بيان نظرات، پيشنهادات و ايده‌های خود و نهايتا حل مسائل سازمانی بپردازند.

همچنین برقراری برنامه­ هاي بهبود مدیریت منابع انسانی براي آموزش مهارت­هاي تصمیم­گیری و درگیری در مشکلات؛ اتخاذ تصمیم­ها به­صورت گروهی و اهمیت دادن به گروه­ها وکمیته های کاری در سازمان­ها؛ تشکیل کارگاه­های آموزشی مهارت­هاي برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرستان؛ تغییر فرهنگ سازمان­ها در جهت سازمان­های یادگیرنده و یادگیری سازمانی؛ شناسایی توانمندي­ها و قابلیت‌هاي افراد و استفاده از آنها در امور اجرایی و تصمیم‌گیری، استقرار نظام پاداش‌دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهاي خلاق؛ شناسایی ویژگی­های فردی و شخصیتی افراد برای واگذاري مسئولیت به آنها؛ تدوین آیین نامه ­هایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق کارکنان به ارائه نظرات می­تواند موجب بهبود مولفه ­های سازمانی در شهرداری گردد.